Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Durch unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen sind Unternehmen verpflichtet, geschäftlichen E-Mail-Verkehr revisionssicher, also unveränderlich aufzubewahren. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung kommen Sie dieser Verpflichtung auf einfache Weise nach. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden nach einem Regelwerk automatisch im Archiv abgelegt und verbleiben dort, selbst wenn sie im Postfach des Empfängers gelöscht werden. Eine Volltext-Indizierung und leistungsfähige Suchfunktionen

ermöglichen außerdem das schnelle Wiederauffinden von Nachrichten aus allen Postfächern. Durch ein differenziertes Berechtigungssystem lässt sich genau festlegen, auf welche Archivdaten ein Mitarbeiter zugreifen kann.

Neben dem rechtlichen Aspekt löst das E-Mail-Archiv eine weitere Herausforderung: Viele Nutzer von E-Mail-Postfächern stoßen irgendwann auf eine Größenbeschränkung. Die Erweiterung der Postfachgröße ist oftmals schwierig, teuer oder gar nicht möglich. Durch die Sicherheit, dass alle E-Mails im Archiv abgelegt sind und jederzeit daraus wieder abgerufen werden können, macht es deutlich leichter, E-Mails zu löschen oder gar durch Regeln die Aufbewahrungsfrist im Postfach auf einen passenden Zeitraum zu beschränken.

Bei Einführung des Archivsystems lassen sich übrigens auch bereits vorhandene Nachrichten aus den Postfächern importieren und so nachträglich archivieren.

Wir bieten Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung zur E-Mail-Archivierung und entwickeln ein passendes Konzept zum Management Ihrer Postfachgrößen.