Architekten Gerlach | Schneider und Partner: Ablösung der Telefonanlage

Ausgangssituation

Die vorhandene Telefonanlage des Architekturbüros Gerlach | Schneider und Partner wies vermehrt Funktionsstörungen und Ausfälle verschiedener Module auf. Zudem wurde die Anlage mit bisher 30 Nebenstellen der inzwischen auf über 50 angewachsenen Mitarbeiterzahl und dem steigenden Telekommunikations­aufkommen des Unternehmens nicht mehr gerecht. Aufgrund der Begrenzung der maximalen Nebenstellenzahl aller verfügbaren Geräte des bisherigen Herstellers kam nur ein kompletter Systemwechsel in Frage.

Zielsetzung war somit der Austausch der Altanlage durch ein neues, zuverlässiges und zukunftssicheres System.

Umsetzung

Im Rahmen der Projektvorbereitung untersuchten die Techniker von avantro auch die bestehende Verkabelung. Zum Anschluss der alten Systemtelefone wurde ISDN-Bus-Technologie eingesetzt, für die eine 4-Draht-Verkabelung mit korrekt installierten Abschlusswiderständen erforderlich ist. Zusätzliche, nicht korrekt installierte Abzweigungen stellten sich hier jedoch als zusätzliche Fehlerquelle heraus.

Aufgrund der vorhandenen, jedoch bisher nur für das Computernetzwerk verwendeten, aber großzügig bemessenen strukturierten Verkabelung war es naheliegend, diese auch als Basis für den Anschluss der neuen Systemtelefone zu nutzen.

Der Kunde entschied sich nach unserer ausführlichen Beratung für den Einsatz einer Panasonic-Telefonanlage, die unter Nutzung von Up0- Technologie optimal für die Einbindung in die vorhandene Infrastruktur geeignet war.

Austausch am Wochenende

Durch optimale Vorbereitung konnte avantro die gesamte Installation an einem Wochenende ohne jegliche Beeinträchtigung des Betriebs durchführen. Neben der Anlage selbst wurden dabei noch drei 24-Port-Patchpanels installiert. Nach einem Start des Anlagenaustauschs an einem Samstag wurde die neue TK-Anlage Panasonic KX-TDE 200 mit nun 56 Nebenstellen am Montagmorgen vollständig funktionsbereit übergeben.

Alle Mitarbeiter sind nun mit je einem KX-DT333 Systemtelefon mit 24 Funktionstasten und dreizeiligem Display versorgt. Die Mitarbeiterinnen im Sekretariat verfügen je über eine Konsolenerweiterung mit 60 Funktionstasten. Sie haben somit sämtliche Kollegen im Blick, können über die Besetztlampen jederzeit erkennen, wo gesprochen wird und über die Funktionstasten jeden Anrufer schnellstens verbinden.

Zusätzlich wurde an allen PC-Arbeitsplätzen der kostenlose Panasonic Communication Assistant Basic Express (CA) installiert, der alle Mitarbeiter mit CTI-Funktionalität ausstattet. Diese können hierüber zum Beispiel Rufumleitungen ihrer Nebenstelle steuern oder direkt aus Outlook heraus telefonieren, während eingehende Anrufe am PC signalisiert werden. Die Anbindung des CA erfolgt über das Unternehmensnetzwerk mittels Zugriff auf den in der TK-Anlage integrierten CA-Server.

Das in der KX-TDE 200 TK-Anlage integrierte Voicemail-System stattet einzelne Mitarbeiter mit persönlichen Mailboxen aus, während die Funktion „Ansage vor Melden“ Anrufer in Stoßzeiten mit einer freundlichen Begrüßung und professioneller, GEMA-freier Wartemusik empfängt, wenn gerade niemand das Gespräch persönlich entgegennehmen kann.

An einem Arbeitsplatz installierten wir die für Endkunden angepasste Version der Panasonic Konfigurationssoftware und schulten eine Mitarbeiterin in der Konfiguration der TK-Anlage. Der Kunde kann dadurch viele Anpassungen selbst vornehmen, etwa das zentrale Telefonbuch pflegen, Namen der Nebenstellen ändern, Funktionstastenbelegungen der einzelnen Telefone anpassen und Rufweiterleitungen schalten.

Ergebnis

Das Unternehmen besitzt nun eine moderne, zukunftssichere TK-Anlage, die noch über erhebliche Ausbaureserven verfügt. Alle Mitarbeiter verfügen über komfortable Systemtelefone, können CTI-Funktionen und Unified Messaging nutzen und sind zudem nun über eine persönliche Durchwahl erreichbar. Die Zentrale wird durch die direkte Erreichbarkeit der Kollegen und die umfangreichen Funktionen der Telefonanlage spürbar entlastet.